Neues Personalplanungskonzept: Win-Win-Situation für Mitarbeitende, Pflegeempfänger und Angehörige
Attraktivere Arbeitsbedingungen für Mitarbeitende und Pflege auf hohem Niveau: Das sind die Kernziele des neuen Personalbemessungsverfahrens PeBeM, das die St. Hedwig-Stiftung im Haus St. Benedikt in Visbek umgesetzt hat. „PeBeM ist ein bundesweit einheitliches Verfahren zur Personalplanung in vollstationären Pflegeeinrichtungen. Ziel ist es, wissenschaftlich fundierte Personalanhaltswerte zu schaffen, die Arbeitsbedingungen für Pflegekräfte zu verbessern und die Qualität der Versorgung zu sichern“, erläutert Cornelia Ostendorf, Geschäftsführerin der St. Hedwig-Stiftung.
„Die Planungen begannen bereits im November 2025“, berichtet Anne Sundmäker, Pflegedienstleiterin im Haus St. Benedikt. Zunächst wurden Pflegegrade, individuelle Bedarfe, Qualifikationen der Mitarbeitenden und bestehende Dienstzeiten genau analysiert. Nach Ostern startete die Umsetzung. Auf Basis der Ergebnisse wurden die Dienstpläne vollständig überarbeitet. Statt bisher vier gibt es nun zehn unterschiedliche Dienste. In Zeiten mit Arbeitsspitzen, etwa morgens und abends, sind zusätzliche Mitarbeitende im Einsatz, nachmittags entsprechend weniger. „Besonders Vollzeitkräfte und Pflegefachkräfte mit hohen Stundenzahlen profitieren von den neuen Dienstzeiten, weil sie längere zusammenhängende Dienste leisten können“, so Sundmäker. Statt wie früher bis zu zwölf Tage am Stück arbeiten, sind es nun häufig nur fünf Tage und sie haben zugleich mehr freie Tage. Auch die Vereinbarkeit von Familie und Beruf verbessert sich, etwa durch flexiblere Abenddienste. „Wir versuchen, die Dienste individueller an die Lebenssituation der Mitarbeitenden anzupassen“, sagt Bernd Mekelnborg, Quartiersleitung für Bakum, Langförden und Visbek.
Neben den Vorteilen für die Pflegekräfte stehen bei der neuen Struktur die Bedürfnisse der Bewohnerinnen und Bewohner weiterhin an erster Stelle. Grundlage der Einsatzplanung ist der wöchentliche Maßnahmenplan. Er stellt sicher, dass jede Person entsprechend ihrem Pflege- oder Hilfebedarf von passend qualifizierten Mitarbeitenden versorgt wird – ohne Unter- oder Überforderung im Team. Unterschieden wird zwischen drei Qualifikationsstufen: Pflegefachkräften, Hilfskräften mit landesrechtlich geregelter Helfer- oder Assistenzausbildung von mindestens einem Jahr sowie Hilfskräften ohne Ausbildung. „Speziell die Pflegeassistenten tragen jetzt mehr Verantwortung, was die Arbeit aber auch attraktiver macht“, betont Mekelnborg.
Im Zuge des Prozesses wurde zudem die Funktion einer übergeordneten qualifizierten Tages-Pflegefachkraft geschaffen. „Diese Pflegefachkraft ist schichtübergreifend den ganzen Tag im Haus. Hier laufen alle Informationen zusammen, und sie ist die zentrale Ansprechperson für Mitarbeitende, Bewohnerinnen und Bewohner, Angehörige sowie externe Dienste wie Ärzte und Therapeuten“, erläutert Sundmäker. Das entlastet die übrigen Pflegekräfte. Zeitaufwendige Übergaben mit allen Kolleginnen und Kollegen, wie sie früher beim Schichtwechsel üblich waren, entfallen. Dazu trägt auch die Digitalisierung bei. Über Tablets können die Dokumentationen direkt erfolgen und sind für jedes Teammitglied direkt abrufbar.
„Wichtig war uns, die Mitarbeitenden früh einzubinden und die Umsetzung eng zu begleiten“, sagt Sundmäker. So entwickelten die Pflegefachkräfte beispielsweise die Tourenpläne, die festlegen, wer welche Aufgaben übernimmt. „PeBeM ist dadurch ein Gemeinschaftsprojekt des gesamten Teams geworden“, freut sie sich. „Heute ziehen wir ein positives Fazit: Mit der neuen Struktur haben wir eine Win-Win-Situation für Pflegebedürftige, Angehörige und Mitarbeitende geschaffen. Zudem liefern uns die Analysen wichtige Hinweise für die künftige Ausstattung mit Pflege- und Betreuungskräften“, fasst Bernd Mekelnborg zusammen.